FIR digitale e malfunzionamenti RENTRI: le procedure di emergenza da seguire

Le diverse tipologie di malfunzionamento del RENTRI

La disciplina distingue tre situazioni, alle quali corrispondono presupposti e adempimenti differenti.

Le procedure esaminate non riguardano gli interventi programmati di manutenzione ordinaria o straordinaria, per i quali gli operatori devono tenere conto delle comunicazioni pubblicate dal RENTRI e organizzare preventivamente le proprie attività.

Degrado temporaneo dei servizi RENTRI: definizione e ambito di applicazione

Il D.D. 254/2026 definisce il degrado temporaneo come una condizione nella quale una o più funzionalità necessarie alla gestione del FIR digitale risultano limitate o non pienamente operative e impediscono la continuità delle attività.

Il sistema, quindi, non è completamente indisponibile. Il problema può interessare soltanto una funzione, una specifica modalità di accesso oppure una determinata fase del ciclo di vita dell’xFIR.

Questa condizione può essere rilevata attraverso:

• i codici di risposta e i messaggi restituiti dagli endpoint dei servizi di interoperabilità;
• i messaggi di errore visualizzati nell’area riservata del portale RENTRI;
• i messaggi restituiti dall’applicazione RENTRI FIR Digitale.

A differenza della completa o grave indisponibilità disciplinata dal D.D. 25/2026, il degrado temporaneo non determina necessariamente la pubblicazione di un avviso sul portale. Diventa quindi essenziale conservare l’evidenza generata dal sistema nel momento in cui si verifica il problema.

Le misure previste costituiscono una deroga limitata al singolo formulario e alla durata del degrado. Possono essere utilizzate soltanto dall’operatore che, nella fase di propria competenza, non riesce a utilizzare i servizi RENTRI.

Impossibilità di emettere o firmare il FIR digitale

Quando il degrado temporaneo impedisce la compilazione, l’emissione o la firma dell’xFIR, l’operatore può emettere un nuovo formulario in formato cartaceo, utilizzando il modello previsto dal D.M. 4 aprile 2023, n. 59.

Il FIR deve essere gestito secondo le regole ordinarie previste per il formulario cartaceo. La copia completa viene quindi restituita dal trasportatore con le modalità previste dall’articolo 6 del D.M. 59/2023.

Nel campo annotazioni deve essere riportata la seguente dicitura:

FIR emesso in modalità cartacea ai sensi di quanto previsto dall’Allegato 1 al decreto direttoriale n. 254 del 9 settembre 2026.

L’operatore che ha utilizzato la procedura deve inoltre compilare la dichiarazione allegata al decreto e trasmetterla via PEC secondo le modalità previste.

Per rendere concretamente applicabile questa misura, il decreto raccomanda agli operatori di predisporre in anticipo un quantitativo di FIR cartacei bianchi già vidimati, proporzionato al proprio fabbisogno.

Impossibilità di aggiornare l’xFIR durante il trasporto

Durante il trasporto può essere necessario integrare il formulario a seguito di un trasbordo, una sosta tecnica, un cambio di conducente o un altro evento previsto dalle istruzioni operative.

Se il degrado dei servizi RENTRI impedisce di aggiornare o sottoscrivere digitalmente l’xFIR, il trasportatore può riportare le informazioni sulla stampa del formulario digitale e sottoscriverle con data e firma autografa.

Da quel momento la stampa dell’xFIR assume il regime del formulario cartaceo. Le successive fasi del trasporto devono quindi essere gestite secondo l’articolo 6 del D.M. 59/2023.

Nel campo annotazioni deve essere riportata la seguente dicitura:
“FIR gestito in modalità cartacea ai sensi di quanto previsto dall’Allegato 1 al decreto direttoriale n. 254 del 9 settembre 2026”.

Il trasportatore che ha applicato la misura deve compilare e sottoscrivere la dichiarazione prevista dal D.D. 254/2026, allegare almeno un’evidenza del degrado e trasmettere la documentazione via PEC.

Nel regime ordinario, durante il trasporto il FIR digitale può essere reso disponibile mediante una stampa oppure esibito attraverso un dispositivo mobile, secondo quanto previsto dall’articolo 7, comma 4, del D.M. 59/2023.

Per consentire l’applicazione della procedura emergenziale in caso di degrado temporaneo, il D.D. 254/2026 indica tuttavia, come misura di mitigazione, di accompagnare il trasporto con una stampa dell’xFIR. La disponibilità della stampa permette infatti al trasportatore o al destinatario di riportare manualmente le integrazioni, apporre data e firma autografa e proseguire la gestione del formulario in modalità cartacea.

Impossibilità di completare l’accettazione presso il destinatario

Il terzo scenario riguarda l’arrivo del rifiuto presso l’impianto, quando il destinatario non riesce a inserire o sottoscrivere digitalmente i dati relativi all’accettazione, all’accettazione parziale o al respingimento.

In presenza di un degrado temporaneo documentato, il destinatario può:

• integrare sulla stampa dell’xFIR i dati di propria competenza;
• indicare l’esito del conferimento e la quantità accettata;
• inserire data e ora dell’operazione;
• sottoscrivere l’integrazione con firma autografa.

Anche in questo caso la stampa dell’xFIR diventa un formulario cartaceo e deve riportare nel campo annotazioni la medesima dicitura prevista per il FIR “gestito in modalità cartacea”.

La dichiarazione deve essere compilata e sottoscritta dal destinatario che ha fatto ricorso alla procedura emergenziale, corredata da almeno un’evidenza del degrado e inviata via PEC.

Dichiarazione, evidenze e invio tramite PEC

L’utilizzo delle misure previste dal D.D. 254/2026 deve essere formalizzato attraverso la dichiarazione riportata nell’appendice al decreto.

La dichiarazione identifica:

• la persona che la sottoscrive;
• l’operatore e l’unità locale interessata;
• il numero del FIR coinvolto;
• il ruolo dell’operatore nella movimentazione;
• il periodo nel quale si è verificato il degrado;
• la funzione che non è stato possibile utilizzare;
• la misura emergenziale adottata.

La dichiarazione deve essere trasmessa all’indirizzo dit.rentri@pec.it entro il primo giorno lavorativo successivo a quello in cui è cessata la condizione di degrado temporaneo.

Alla PEC deve essere obbligatoriamente allegata almeno un’evidenza generata dal RENTRI:

• un codice di risposta o un messaggio restituito dagli endpoint dei servizi di interoperabilità;
• un messaggio di errore visualizzato nell’area riservata del portale RENTRI;
• un messaggio di errore restituito dall’app RENTRI FIR Digitale.

Possono essere allegati, in via facoltativa e integrativa, anche screenshot, ticket di assistenza o altra documentazione utile a ricostruire il malfunzionamento.

Se la dichiarazione è sottoscritta con firma autografa, deve essere allegata anche la copia di un documento di riconoscimento in corso di validità del sottoscrittore.

È opportuno archiviare in maniera coordinata la dichiarazione, le evidenze del degrado e il formulario interessato. In caso di ispezione o verifica presso l’unità locale, l’operatore deve poter riprodurre la dichiarazione e dimostrare la corrispondenza tra le informazioni riportate, le evidenze generate dal RENTRI e il FIR emesso o completato in modalità cartacea.

Gestione del FIR dopo il passaggio al formato cartaceo

Quando la stampa dell’xFIR viene aggiornata e sottoscritta a mano secondo la procedura emergenziale, il formulario cambia formato e prosegue il proprio ciclo secondo le regole del FIR cartaceo.

Il ripristino dei servizi RENTRI non determina il ritorno di quel formulario alla modalità digitale. La deroga continua ad applicarsi al singolo FIR fino alla conclusione del suo ciclo di vita e alla restituzione della copia completa al produttore o detentore.

Per i FIR emessi o gestiti in modalità cartacea mediante questa procedura:

• la copia completa viene restituita dal trasportatore secondo le modalità previste per il FIR cartaceo;
• non si applica l’obbligo di trasmettere al RENTRI i dati contenuti nel formulario;
• il trasportatore comunica al produttore o detentore il cambio di formato dopo il ripristino dei servizi e comunque tempestivamente.

La comunicazione deve avvenire utilizzando i servizi RENTRI previsti per la restituzione della copia del FIR cartaceo oppure lo specifico servizio disponibile nell’Area Operatori o tramite interoperabilità.

Quest’ultima disposizione, introdotta dal D.D. 254/2026, modifica anche le precedenti indicazioni del D.D. 25/2026, che prevedevano una comunicazione esterna al RENTRI.

Mancanza di disponibilità dei servizi RENTRI

Quando si verifica una completa o grave indisponibilità dei servizi, trova applicazione l’Allegato 1 del D.D. 25/2026.

In questo caso la procedura può essere utilizzata soltanto dopo l’apertura ufficiale dell’evento, comunicata attraverso la sezione “Avvisi” del portale RENTRI. Se anche il portale RENTRI non è raggiungibile, occorre fare riferimento all’avviso pubblicato sul sito dell’Albo Nazionale Gestori Ambientali.

Le modalità operative di sicurezza restano utilizzabili fino al termine del primo giorno lavorativo successivo alla comunicazione di chiusura dell’evento e, per i formulari già interessati dalla procedura, fino alla conclusione del relativo ciclo di vita.

In base alla fase interessata, è possibile:

• utilizzare un FIR cartaceo se non è possibile emettere o firmare quello digitale;
• aggiornare e firmare a mano la stampa dell’xFIR durante il trasporto;
• completare e sottoscrivere la stampa presso l’impianto destinatario;
• trasmettere i dati dei FIR digitali relativi ai rifiuti pericolosi il primo giorno lavorativo successivo alla chiusura dell’evento;
• restituire la copia completa dell’xFIR il primo giorno lavorativo successivo alla chiusura dell’evento.

Anche i FIR convertiti al formato cartaceo nell’ambito di questa procedura non sono soggetti alla trasmissione dei relativi dati al RENTRI.

Indisponibilità della connessione Internet o dei servizi di autenticazione digitale

L’Allegato 2 del D.D. 25/2026 riguarda i casi in cui i servizi RENTRI risultano disponibili, ma l’operatore non può utilizzarli per la temporanea indisponibilità della connessione Internet o dei sistemi di autenticazione digitale.

La procedura è applicabile soltanto quando il problema dipende da cause esterne al controllo dell’operatore e non deriva da scarsa manutenzione, carenze organizzative o negligenza.

Anche in questo caso può essere utilizzato un FIR cartaceo oppure può essere aggiornata e sottoscritta a mano la stampa dell’xFIR. Nel campo annotazioni deve essere indicato il riferimento all’Allegato 2 del D.D. 25/2026.

L’operatore deve inoltre compilare la dichiarazione di indisponibilità temporanea prevista dal decreto e inviarla a dit.rentri@pec.it entro il primo giorno lavorativo successivo alla cessazione del problema.

Se l’indisponibilità impedisce soltanto la trasmissione dei dati o la restituzione della copia completa, l’adempimento può essere effettuato il primo giorno lavorativo successivo alla chiusura dell’evento, accompagnato dalla dichiarazione prevista.

Come predisporre una procedura aziendale per i malfunzionamenti RENTRI

Le misure emergenziali possono essere utilizzate correttamente soltanto se l’azienda ha predisposto in anticipo gli strumenti e le responsabilità operative.

Una procedura interna dovrebbe prevedere almeno:

• la disponibilità di FIR cartacei bianchi già vidimati;
• la disponibilità, in via precauzionale, di una stampa dell’xFIR a bordo del mezzo, per poter applicare le procedure emergenziali;
• l’individuazione dei soggetti autorizzati a compilare e sottoscrivere le dichiarazioni;
• le modalità di acquisizione e conservazione dei messaggi di errore;
• il controllo degli avvisi pubblicati dal RENTRI;
• la gestione della PEC e il rispetto del termine di invio;
• la comunicazione al produttore o detentore del passaggio al formato cartaceo;
• l’archiviazione coordinata di FIR, dichiarazioni ed evidenze;
• la verifica dei formulari per i quali non deve essere effettuata la trasmissione dei dati al RENTRI.

Il ricorso alla procedura emergenziale può essere sottoposto a controlli. Le informazioni riportate nella dichiarazione devono quindi corrispondere alle evidenze generate dal RENTRI e al formulario effettivamente utilizzato.

Riferimenti normativi e operativi:

• D.D. 254/2026 e modalità operative per il degrado temporaneo dei servizi RENTRI
• Testo completo del D.D. 254 del 9 settembre 2026
• D.D. 25/2026 e procedure in caso di indisponibilità dei servizi RENTRI