Quando il sistema RENTRI non è disponibile o non può essere utilizzato, il rischio principale non è tanto il blocco operativo, quanto una gestione impropria dell’emergenza. Su questo aspetto il quadro normativo è oggi più chiaro: la gestione delle indisponibilità non è lasciata all’improvvisazione, ma segue procedure specifiche.
Il Decreto Direttoriale n. 25 del 5 febbraio 2026 disciplina due scenari distinti, in funzione della causa dell’indisponibilità. Da un lato, l’ipotesi in cui non siano operativi i servizi RENTRI; dall’altro, i casi in cui il sistema è disponibile ma l’operatore non riesce a utilizzarlo per problemi temporanei di connettività o di autenticazione digitale. A ciascuno di questi scenari corrispondono procedure diverse, formalizzate rispettivamente nell’Allegato 1 e nell’Allegato 2.
La distinzione non è solo formale: incide sulle modalità operative da adottare, sulla documentazione da produrre e sugli elementi che devono rimanere tracciabili in caso di verifica o controllo.
Aggiornamento: Durante l’iter di conversione del Decreto Milleproroghe sono stati approvati emendamenti che prevedono:
- la proroga dell’utilizzo del FIR cartaceo fino al 15 settembre 2026;
- la sospensione delle sanzioni per mancata o incompleta trasmissione dei dati degli xFIR fino alla stessa data.
Fino al 15 settembre 2026, gli operatori obbligati al FIR digitale potranno quindi scegliere di utilizzare ancora il formulario cartaceo in alternativa a quello digitale. Le sanzioni relative agli xFIR si applicheranno dal 15 settembre 2026. Le proroghe diventeranno effettive solo dopo la conclusione dell’iter parlamentare e la pubblicazione in Gazzetta Ufficiale della legge di conversione. Fino a tale momento restano pienamente valide le scadenze attualmente previste dal RENTRI.
Contenuti
Prima regola: individuare correttamente quale allegato si applica
Il Decreto Direttoriale n. 25 del 5 febbraio 2026 parte da un presupposto fondamentale: non tutti i “malfunzionamenti” sono uguali e, soprattutto, non tutte le indisponibilità si gestiscono allo stesso modo.
Per questo il decreto distingue chiaramente due scenari, disciplinati da due allegati diversi, che è essenziale saper riconoscere fin da subito.
Indisponibilità dei servizi RENTRI (Allegato 1)
Nel primo caso si parla di indisponibilità dei servizi RENTRI, disciplinata dall’Allegato 1. Rientrano in questa fattispecie tutte le situazioni in cui il sistema RENTRI, o i servizi ad esso collegati, non risultano utilizzabili. È il caso, ad esempio, dell’impossibilità di creare, emettere o gestire il FIR digitale tramite il portale web, del mancato funzionamento dei servizi di interoperabilità, dell’APP RENTRI per il FIR digitale oppure dei servizi necessari all’utilizzo del certificato di firma remota. In termini pratici, si tratta della situazione in cui “il RENTRI non risponde” per un problema imputabile alla piattaforma o ai suoi servizi.
Problemi di connettività o autenticazione digitale dell’operatore (Allegato 2)
Il secondo scenario, regolato dall’Allegato 2, è diverso e spesso genera confusione. In questo caso il RENTRI può anche essere perfettamente operativo, ma l’operatore non è materialmente in grado di accedervi o di utilizzarlo. Ciò può avvenire, ad esempio, per una temporanea indisponibilità della connessione Internet oppure per il mancato funzionamento dei sistemi di autenticazione digitale (SPID, CIE, CNS o altri servizi equivalenti), a condizione che tali problemi siano dovuti a cause esterne e non a carenze organizzative, scarsa manutenzione o negligenza dell’operatore.
Questa distinzione non è solo teorica. Quando si ricade nell’ambito dell’Allegato 2, il decreto prevede un adempimento aggiuntivo preciso e obbligatorio: la compilazione della dichiarazione di indisponibilità (contenuta in appendice all’allegato) e la sua trasmissione via PEC entro i termini stabiliti. È un passaggio formale che assume un peso rilevante soprattutto in caso di controlli, perché consente di dimostrare che il ricorso alla gestione emergenziale non è stato arbitrario, ma correttamente motivato.
Cosa fare se non sono disponibili i servizi RENTRI
Quando l’indisponibilità riguarda direttamente i servizi del RENTRI, e quindi non è imputabile all’operatore, il Decreto Direttoriale n. 25 del 5 febbraio 2026 fornisce una serie di misure operative progressive, pensate per garantire la continuità della tracciabilità senza interrompere la movimentazione dei rifiuti.
Le indicazioni che seguono chiariscono come comportarsi nelle diverse fasi del ciclo di vita del FIR, distinguendo tra prevenzione del disservizio, gestione dell’emergenza e adempimenti successivi.
1) Se non riesci a vidimare il FIR digitale
Quando l’indisponibilità dei servizi RENTRI riguarda la fase di vidimazione, il decreto indica come misura di mitigazione la vidimazione anticipata di un numero adeguato di FIR digitali, proporzionato al fabbisogno dell’organizzazione.
In pratica, per flussi ricorrenti è opportuno evitare una gestione “just in time” e mantenere un margine operativo che consenta di proseguire le attività anche in presenza di disservizi temporanei.
2) Se non riesci a emettere, compilare o firmare il FIR digitale
Se i servizi RENTRI non consentono l’emissione o la firma del FIR digitale, è possibile ricorrere al FIR cartaceo, utilizzando il modello previsto dal D.M. 4 aprile 2023 n. 59 e gestendolo secondo l’art. 6 dello stesso decreto.
In questa ipotesi emergenziale, non è richiesto trasmettere al RENTRI i dati contenuti nel FIR cartaceo. È quindi consigliabile disporre preventivamente di FIR cartacei bianchi già vidimati.
3) Se il problema si verifica durante il trasporto
Quando un evento in corso di trasporto richiede un’integrazione del FIR ma non è possibile intervenire sul sistema, le informazioni possono essere riportate sulla stampa del FIR digitale, che viene sottoscritta con firma autografa.
Da quel momento il formulario è gestito secondo l’art. 6 del D.M. 59/2023, senza trasmissione dei dati al RENTRI. Il trasportatore deve informare il produttore o detentore del cambio di formato, utilizzando canali esterni al sistema.
4) Se il problema si verifica in fase di accettazione dal destinatario
Se il destinatario non riesce ad aggiornare o firmare digitalmente il FIR in accettazione, può integrare i dati sulla stampa del FIR digitale e sottoscriverla in forma autografa.
Anche in questo caso il FIR prosegue in modalità cartacea secondo l’art. 6 del D.M. 59/2023, senza obbligo di trasmissione dei dati al RENTRI, e il cambio di formato deve essere comunicato al produttore o detentore.
5) Se il problema riguarda la trasmissione dei dati o la restituzione della copia completa
Qualora l’indisponibilità dei servizi RENTRI impedisca la trasmissione dei dati o la restituzione della copia completa, il decreto consente di effettuare l’adempimento il primo giorno lavorativo successivo alla chiusura dell’evento, anche oltre le tempistiche ordinarie.
La data di trasmissione resta comunque tracciata nei servizi RENTRI.
6) Se non funzionano la firma remota o i dispositivi
In caso di criticità legate alla firma remota o alla configurazione dei dispositivi, il decreto richiama l’importanza di alcune misure preventive: scaricare in anticipo il certificato di firma remota e configurare correttamente i dispositivi mobili destinati all’uso dell’APP.
Accorgimenti organizzativi che riducono il rischio di ricorrere inutilmente alle procedure emergenziali.
Cosa fare in caso di problemi di connettività o autenticazione digitale
L’Allegato 2 del Decreto Direttoriale n. 25 del 5 febbraio 2026 disciplina le situazioni in cui il sistema RENTRI risulta operativo, ma l’operatore non è in grado di accedervi o utilizzarlo a causa di problemi temporanei di connettività Internet o di autenticazione digitale, non imputabili a carenze organizzative o a negligenza.
Anche in questo caso l’obiettivo è garantire la continuità della tracciabilità, ma con un elemento aggiuntivo: la necessità di formalizzare l’evento di indisponibilità tramite una dichiarazione da trasmettere al RENTRI.
1) Se non riesci a emettere, compilare o firmare il FIR digitale
Quando l’assenza di connessione o l’indisponibilità dei sistemi di autenticazione impediscono l’emissione o la firma del FIR digitale, è consentito ricorrere al FIR cartaceo, utilizzando il modello previsto dal D.M. 4 aprile 2023 n. 59 e gestendolo secondo l’art. 6 dello stesso decreto.
In questa ipotesi il FIR deve riportare, nel campo annotazioni, la dicitura prevista dall’Allegato 2 del decreto. Inoltre, l’operatore è tenuto a compilare la dichiarazione di indisponibilità temporanea e a trasmetterla via PEC entro il primo giorno lavorativo successivo alla cessazione dell’evento.
Anche in questo caso, il decreto chiarisce che i dati contenuti nel FIR cartaceo emesso in emergenza non devono essere trasmessi al RENTRI.
2) Se il problema si verifica durante il trasporto
Se durante il trasporto si verifica un evento che richiede l’integrazione del FIR e l’operatore non può accedere al sistema per problemi di connettività o autenticazione, le informazioni possono essere riportate sulla stampa del FIR digitale, che viene sottoscritta con firma autografa.
Il FIR prosegue quindi in modalità cartacea secondo l’art. 6 del D.M. 59/2023, riportando nel campo annotazioni la dicitura prevista dall’Allegato 2. Anche in questo caso è necessario trasmettere la dichiarazione di indisponibilità via PEC nei termini stabiliti. Il cambio di formato deve essere comunicato al produttore o detentore al di fuori dei servizi RENTRI.
3) Se il problema si verifica in fase di accettazione dal destinatario
Quando il destinatario non riesce ad aggiornare o firmare digitalmente il FIR in accettazione a causa di problemi di connettività o autenticazione, può integrare i dati sulla stampa del FIR digitale e sottoscriverla in forma autografa.
La gestione del FIR prosegue secondo le modalità cartacee previste dall’art. 6 del D.M. 59/2023, con l’indicazione in annotazioni della dicitura prevista dall’Allegato 2 e senza obbligo di trasmissione dei dati al RENTRI. Anche in questo caso resta l’obbligo di comunicare il cambio di formato al produttore o detentore e di trasmettere la dichiarazione di indisponibilità via PEC.
4) Se il problema riguarda la trasmissione dei dati o la restituzione della copia completa
Qualora l’assenza di connettività o l’indisponibilità dei sistemi di autenticazione impediscano la trasmissione dei dati o la restituzione della copia completa del FIR, il decreto consente di effettuare l’adempimento il primo giorno lavorativo successivo alla cessazione dell’indisponibilità, anche oltre le tempistiche ordinarie.
Anche in questo caso l’operatore è tenuto a formalizzare l’evento tramite la dichiarazione prevista dall’Allegato 2, da inviare via PEC entro i termini stabiliti.
5) La dichiarazione di indisponibilità: un passaggio essenziale
In tutte le ipotesi disciplinate dall’Allegato 2, il ricorso alla gestione emergenziale è legittimo solo se accompagnato dalla dichiarazione di indisponibilità temporanea, redatta secondo il modello allegato al decreto e trasmessa via PEC.
La dichiarazione consente di ricondurre l’uso del FIR cartaceo o della gestione manuale a un evento specifico, circoscritto e verificabile, e assume un ruolo centrale in caso di controlli o verifiche ispettive.
Il decreto non “sospende” la tracciabilità, la sposta su una procedura controllabile
Il Decreto Direttoriale n. 25 del 5 febbraio 2026 chiarisce un punto fondamentale: anche in presenza di disservizi o indisponibilità operative, la tracciabilità dei rifiuti non si interrompe, ma cambia modalità secondo regole precise.
Il legislatore distingue nettamente tra indisponibilità dei servizi RENTRI e impossibilità di utilizzo del sistema da parte dell’operatore, attribuendo a ciascuna situazione procedure differenti, documentazione specifica e adempimenti puntuali. In entrambi i casi, l’elemento centrale non è tanto il ricorso al FIR cartaceo, quanto la corretta gestione dell’evento emergenziale e la capacità di dimostrarne la legittimità.
Per le imprese e per gli operatori della filiera, questo significa che la gestione dei disservizi non può essere improvvisata. È necessario conoscere in anticipo le procedure applicabili, predisporre gli strumenti adeguati e assicurare coerenza tra le diverse fasi del ciclo di vita del FIR. Una gestione formalmente corretta dell’emergenza consente di proseguire le attività senza creare irregolarità documentali e riduce il rischio di contestazioni in sede di controllo.
Il RENTRI resta quindi il perno del sistema di tracciabilità, mentre le procedure previste dal decreto rappresentano strumenti eccezionali, da utilizzare solo quando ricorrono le condizioni indicate e con modalità pienamente verificabili. In questo quadro, la consapevolezza normativa e l’organizzazione interna diventano parte integrante della compliance ambientale.
La gestione dei disservizi RENTRI richiede procedure chiare e verificabili
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