RENTRI: cosa cambia dal 16 settembre e risposte alle domande più frequenti

Cos’è il RENTRI e chi deve iscriversi

Il RENTRI è il Registro elettronico nazionale per la tracciabilità dei rifiuti, istituito dall’articolo 188-bis del D.Lgs. 152/2006 e disciplinato dal D.M. 4 aprile 2023, n. 59.

Il sistema digitalizza la gestione del registro cronologico di carico e scarico e del formulario di identificazione dei rifiuti, oltre alla trasmissione dei dati e all’interoperabilità con i software gestionali. Non modifica gli obblighi sostanziali relativi alla classificazione, al deposito temporaneo, al trasporto e al conferimento dei rifiuti, ma introduce nuove modalità di vidimazione, compilazione, firma, trasmissione e conservazione dei documenti.

Sono tenuti all’iscrizione, in sintesi:

• gli enti e le imprese che effettuano il trattamento dei rifiuti;
• i trasportatori professionali di rifiuti;
• i commercianti e gli intermediari;
• i produttori di rifiuti pericolosi, salvo le esclusioni previste;
• i produttori con più di 10 dipendenti di determinate tipologie di rifiuti non pericolosi.

Quali soggetti sono esclusi dall’iscrizione

La Legge 30 dicembre 2025, n. 199 ha ampliato le esclusioni, interessando:

• i consorzi e i sistemi di gestione in forma individuale o collettiva richiamati dall’articolo 237, comma 1, del D.Lgs. 152/2006;
• gli imprenditori agricoli con un volume d’affari annuo non superiore a 8.000 euro;
• gli imprenditori agricoli produttori iniziali di rifiuti pericolosi;
• le imprese che raccolgono e trasportano esclusivamente i propri rifiuti non pericolosi ai sensi dell’articolo 212, comma 8, limitatamente a tale attività;
• i produttori iniziali di rifiuti non pericolosi con non più di 10 dipendenti;
• i produttori di rifiuti pericolosi che svolgono determinate attività di servizi alla persona, tra cui parrucchieri, barbieri, istituti di bellezza, manicure, pedicure, tatuaggio e piercing;
• i produttori di rifiuti pericolosi non organizzati in forma di ente o impresa.

L’esclusione deve essere verificata in relazione all’attività effettivamente svolta e ai diversi ruoli ricoperti dall’operatore. Un’impresa che trasporta i propri rifiuti non pericolosi, ad esempio, può comunque essere obbligata a iscriversi in qualità di produttore, qualora ne ricorrano le condizioni.

I soggetti già iscritti che, in seguito alle modifiche normative, non sono più obbligati devono presentare la pratica di cancellazione; in caso contrario continuano a essere considerati iscritti volontariamente. Per approfondire: Cancellazione dal RENTRI: guida per i soggetti non più obbligati.

Le finestre di iscrizione sono concluse

Le tre finestre ordinarie di iscrizione si sono concluse il 13 febbraio 2026. Le imprese già operative che erano tenute all’iscrizione dovrebbero quindi risultare registrate al RENTRI. Chi non ha provveduto deve verificare tempestivamente la propria posizione.

Una nuova iscrizione o una variazione può essere necessaria anche quando l’impresa:

• avvia un’attività soggetta all’obbligo;
• apre una nuova unità locale;
• inizia a produrre rifiuti che modificano il proprio inquadramento;
• assume un nuovo ruolo nella gestione o nel trasporto dei rifiuti.

Per approfondire obblighi e scadenze: Iscrizione RENTRI 2026: obblighi, scadenze e passaggio al FIR digitale.

Come si calcola il numero dei dipendenti

Il numero dei dipendenti è riferito alla totalità delle persone che lavorano con vincolo di subordinazione per conto dell’ente o dell’impresa e che risultano presenti al 31 dicembre dell’anno precedente. Il conteggio riguarda l’intera impresa o l’intero ente, non la singola unità locale.

I dipendenti a tempo parziale e quelli stagionali vengono conteggiati come frazioni di unità lavorative secondo i criteri applicabili. Il titolare e i soci devono essere conteggiati soltanto se risultano inquadrati come dipendenti e presenti nel libro paga dell’impresa.

Quale FIR utilizzare dal 16 settembre 2026

Dal 16 settembre 2026, il FIR emesso da un produttore o detentore iscritto al RENTRI deve essere gestito in modalità digitale, sia per i rifiuti pericolosi sia per quelli non pericolosi. Quando il produttore o detentore non è iscritto e non è tenuto all’emissione digitale, il FIR resta invece cartaceo e viene gestito in tale formato dall’intera filiera.

Per gestire correttamente il FIR digitale, le imprese devono verificare almeno i seguenti aspetti:

• configurazione degli operatori e delle unità locali;
• individuazione delle persone incaricate;
• disponibilità di dispositivi mobili compatibili;
• attivazione degli strumenti di firma ammessi;
• definizione delle procedure da seguire prima, durante e dopo il trasporto;
• coordinamento con trasportatori e impianti destinatari;
• eventuale interoperabilità del software gestionale;
• modalità di conservazione digitale;
• procedure interne da applicare in caso di errori o malfunzionamenti, distinguendo i problemi dell’operatore dagli eventi ufficialmente comunicati dal RENTRI.

La gestione del FIR digitale non riguarda soltanto l’ufficio amministrativo, ma può coinvolgere anche il personale che prepara il carico, gli addetti alla logistica e i conducenti. È quindi necessario definire con chiarezza ruoli, responsabilità e modalità operative per tutte le persone coinvolte nella movimentazione dei rifiuti.

I soggetti non iscritti devono usare il FIR digitale?

No. I produttori non obbligati all’iscrizione continuano a emettere il FIR in formato cartaceo, utilizzando il nuovo modello previsto dal D.M. 59/2023.

Per emettere e vidimare il formulario devono registrarsi nell’area “Produttori di rifiuti non iscritti”. Questa registrazione non equivale all’iscrizione al RENTRI come operatore obbligato.

I soggetti non iscritti utilizzano il FIR cartaceo, possono compilarlo tramite i servizi di supporto, un gestionale o manualmente e non trasmettono al RENTRI i dati dei formulari, neppure quando riguardano rifiuti pericolosi.

La distinzione è particolarmente importante per i professionisti, le attività di servizi alla persona e gli altri produttori esclusi in seguito alla Legge n. 199/2025.

Come funziona il FIR digitale

Il FIR digitale, denominato anche xFIR, accompagna il rifiuto nelle diverse fasi del trasporto. 

Prima della partenza deve riportare i dati del produttore o detentore, del destinatario, del trasportatore, dell’eventuale intermediario, le caratteristiche del rifiuto, la data e l’ora di inizio del viaggio, il conducente e la targa del veicolo. Il formulario viene quindi sottoscritto digitalmente dal produttore o detentore e dal trasportatore. 

Durante il viaggio, il trasportatore può integrare il documento per registrare gli eventi previsti, come una sosta tecnica o un trasbordo, attraverso un software interoperabile o i servizi di supporto RENTRI, compresa l’app nei casi consentiti; le integrazioni devono essere sottoscritte digitalmente. 

All’arrivo presso l’impianto, il destinatario indica se il rifiuto è stato accettato, accettato parzialmente o respinto e firma il formulario. In caso di accettazione parziale o respingimento, l’eventuale trasporto successivo deve essere gestito secondo le procedure previste dal sistema, sulla base delle informazioni inserite dal destinatario.

Un FIR digitale già firmato può essere modificato?

Dopo la firma digitale del produttore o detentore e del trasportatore, i dati essenziali relativi al trasporto non possono più essere modificati liberamente e il FIR non può essere annullato.

Gli eventi verificatisi durante il viaggio devono essere gestiti mediante le integrazioni previste. Eventuali respingimenti, accettazioni parziali o variazioni della destinazione devono seguire le specifiche procedure RENTRI. Per questo motivo è fondamentale verificare con attenzione i dati prima dell’apposizione delle firme.

Entro quando il destinatario deve restituire il FIR digitale completo?

Il destinatario deve restituire tramite il RENTRI la copia completa del FIR digitale entro due giorni lavorativi dalla presa in carico dei rifiuti.

L’obbligo riguarda la restituzione del documento completo a tutti i soggetti intervenuti nella movimentazione e si applica sia ai rifiuti pericolosi sia a quelli non pericolosi.

La restituzione della copia completa non deve essere confusa con la trasmissione dei dati del FIR al RENTRI, che riguarda invece i soli rifiuti pericolosi e segue le tempistiche previste per ciascun operatore.

Quali dati dei FIR devono essere trasmessi al RENTRI

La trasmissione al RENTRI riguarda esclusivamente i dati dei FIR digitali relativi ai rifiuti pericolosi. Produttore o detentore, trasportatore e destinatario iscritti devono trasmettere ciascuno i dati di propria competenza, nel rispetto delle tempistiche previste per l’annotazione del relativo movimento nel registro cronologico.

Per i rifiuti non pericolosi non è prevista la trasmissione al Registro dei dati contenuti nel FIR. Il formulario deve comunque essere gestito digitalmente quando ricorrono le condizioni previste e, al termine del trasporto, il destinatario deve restituirne tramite RENTRI la copia completa a tutti i soggetti coinvolti, sia per i rifiuti pericolosi sia per quelli non pericolosi.

Cosa fare se il portale RENTRI o l’app non funzionano

Un problema tecnico non consente automaticamente di interrompere la gestione digitale dell’xFIR o di utilizzare un formulario cartaceo. La procedura applicabile dipende dalla natura del malfunzionamento e dalle evidenze disponibili.

In particolare, occorre distinguere tra:

• indisponibilità dei servizi centrali RENTRI, comunicata mediante un avviso ufficiale pubblicato sul portale RENTRI o sul portale dell’Albo Nazionale Gestori Ambientali;
• indisponibilità della connessione internet o degli strumenti di autenticazione dell’operatore, non imputabile a carente manutenzione o negligenza;
• degrado temporaneo di una funzione RENTRI, documentato da un codice di risposta o da un messaggio di errore restituito dalle API, dall’area riservata del portale o dall’app RENTRI FIR Digitale.

Soltanto quando ricorrono le condizioni previste dalle disposizioni applicabili è possibile adottare le misure di emergenza stabilite dal D.D. MASE n. 25 del 5 febbraio 2026 o dal D.D. MASE n. 254 del 9 settembre 2026. A seconda della fase in cui si verifica il problema, tali misure possono prevedere l’emissione di un nuovo FIR cartaceo oppure la prosecuzione della gestione sulla stampa dell’xFIR, con le diciture, le dichiarazioni e gli adempimenti richiesti.

Un errore di compilazione, un problema del dispositivo o del software gestionale e qualsiasi altra anomalia non riconducibile ai casi disciplinati non autorizzano l’operatore a trasformare autonomamente un FIR digitale in un formulario cartaceo.

Per le procedure da applicare nelle diverse situazioni consulta la guida: FIR digitale e malfunzionamenti RENTRI: le procedure di emergenza da seguire.

App RENTRI FIR Digitale: i requisiti dal 5 agosto 2026

Dal 5 agosto 2026 l’app RENTRI FIR Digitale è supportata esclusivamente sui dispositivi dotati di Android 10 o versione successiva oppure di iOS 16 o versione successiva.

Le imprese che intendono utilizzare l’app devono quindi controllare i telefoni e i tablet affidati agli operatori e ai conducenti. Se il sistema operativo non può essere aggiornato, occorre utilizzare un dispositivo compatibile. L’app deve essere scaricata dagli store ufficiali Apple e Google.

Come funziona il registro cronologico di carico e scarico

Per gli operatori iscritti, il registro cronologico deve essere tenuto in modalità digitale. Può essere gestito attraverso i servizi di supporto gratuiti del RENTRI oppure mediante un software gestionale interoperabile. La vidimazione avviene digitalmente mediante l’assegnazione del codice univoco previsto dal sistema.

L’annotazione delle operazioni e la trasmissione dei dati al RENTRI sono attività distinte: compilare il registro non significa necessariamente avere già trasmesso i relativi dati.

Per approfondire obblighi, soggetti tenuti e novità introdotte dal RENTRI: Registro di carico e scarico dei rifiuti: cos’è, chi è obbligato e cosa cambia con il RENTRI.

Quando devono essere trasmessi i dati del registro

La trasmissione avviene con cadenza mensile, entro la fine del mese successivo a quello in cui è stata effettuata l’annotazione. Restano ferme le regole specifiche applicabili agli operatori che si avvalgono dei soggetti delegati previsti dall’articolo 18 del D.M. 59/2023.

È opportuno verificare periodicamente:

• che tutte le registrazioni siano state trasmesse;
• che il RENTRI abbia restituito gli identificativi univoci;
• che eventuali rettifiche risultino correttamente acquisite;
• che il sistema gestionale e il portale siano allineati.

Annotare, trasmettere e conservare non sono la stessa cosa

Uno degli errori più frequenti consiste nel considerare la presenza dei dati sul portale equivalente alla conservazione digitale a norma. Si tratta invece di tre operazioni differenti:

1. annotazione: inserimento del movimento nel registro;
2. trasmissione: invio dei dati al RENTRI;
3. conservazione: mantenimento nel tempo del documento informatico secondo le regole applicabili.

I registri cronologici e i formulari per i quali l’operatore è tenuto alla conservazione devono essere avviati a conservazione a norma. Il processo deve garantire nel tempo accessibilità, leggibilità, integrità, autenticità, identificabilità e reperibilità dei documenti. La semplice visualizzazione dei dati nel portale o il salvataggio di una normale copia sul computer non sostituiscono automaticamente un sistema di conservazione conforme.

È possibile usare un software gestionale invece del portale RENTRI?

Sì. Gli operatori possono utilizzare un proprio software, purché sia interoperabile con il RENTRI e rispetti le specifiche tecniche previste.

Il portale RENTRI può essere sufficiente per le organizzazioni con pochi movimenti e una struttura semplice. Un gestionale può risultare più adatto quando aumentano il numero dei formulari, le sedi, i conducenti o gli operatori coinvolti.

L’utilizzo di un software non elimina comunque la necessità di controllare i dati e di attribuire correttamente ruoli e responsabilità all’interno dell’organizzazione.

Si può incaricare un dipendente o un consulente?

Il rappresentante dell’operatore può abilitare persone incaricate a operare sul portale. Questa abilitazione deve essere distinta dalla delega prevista dall’articolo 18 del D.M. 59/2023.

La delega normativa non può essere conferita indistintamente a qualsiasi consulente. Nei casi previsti, può riguardare:

• associazioni imprenditoriali rappresentative sul piano nazionale;
• società di servizi di diretta emanazione delle associazioni;
• gestore del servizio di raccolta;
• gestore di un circuito organizzato di raccolta.

Il soggetto delegato ai sensi dell’articolo 18 deve essere iscritto nell’apposita sezione del RENTRI e possedere i requisiti previsti.

Come si gestiscono più sedi o unità locali

Ai fini del RENTRI, l’unità locale è una sede operativa, amministrativa o gestionale nella quale l’operatore esercita stabilmente una o più attività dalle quali deriva l’obbligo di iscrizione. Possono costituire unità locali, a titolo esemplificativo, stabilimenti, officine, laboratori, negozi, uffici, magazzini e depositi.

L’impresa deve individuare correttamente le unità locali interessate e associare a ciascuna le attività e i registri pertinenti. La presenza di più sedi non consente automaticamente di gestire tutto con un solo registro: l’organizzazione documentale deve essere coerente con le unità locali iscritte e con le attività effettivamente svolte.

Un cantiere è sempre un’unità locale?

No. Un cantiere non è automaticamente un’unità locale, ma non può nemmeno essere escluso in modo automatico solo perché temporaneo.

La valutazione deve partire dalla definizione di unità locale prevista dal D.M. 59/2023 e considerare, nel caso concreto, la stabilità dell’attività, l’organizzazione presente sul posto, la disponibilità giuridica dell’area e le attività dalle quali deriva l’obbligo di iscrizione. La conclusione non può dipendere soltanto dalla durata del cantiere o dalla presenza di rifiuti pericolosi.

Un’impresa edile deve iscriversi al RENTRI?

Un’impresa edile che produce esclusivamente rifiuti non pericolosi da costruzione e demolizione non rientra, per la sola produzione di tali rifiuti, tra i produttori di rifiuti non pericolosi richiamati dalle lettere c), d) e g) dell’articolo 184, comma 3, del D.Lgs. 152/2006.

L’obbligo può tuttavia derivare dalla produzione di rifiuti pericolosi, dall’esercizio di attività di trasporto professionale, dalla gestione o dal trattamento dei rifiuti o da altre attività svolte dall’impresa. Anche in questo caso occorre valutare l’attività effettiva e non soltanto il settore economico dichiarato.

Un artigiano con meno di 10 dipendenti deve iscriversi?

Se produce esclusivamente rifiuti non pericolosi derivanti da attività artigianale e ha non più di 10 dipendenti, non è tenuto all’iscrizione come produttore.

Se produce rifiuti pericolosi, è in generale soggetto all’obbligo indipendentemente dal numero dei dipendenti, salvo che rientri in una delle esclusioni previste dall’articolo 190, commi 5 e 6, del D.Lgs. 152/2006.

Quanto costa il contributo annuale RENTRI

Il contributo è dovuto per ciascuna unità locale iscritta. Al momento della prima iscrizione gli importi sono:

• 100 euro per produttori iniziali con più di 50 dipendenti, trasportatori, impianti di trattamento, intermediari e soggetti delegati di cui all’articolo 18;
• 50 euro per produttori iniziali con un numero di dipendenti compreso tra 11 e 50;
• 15 euro per gli altri produttori obbligati.

Negli anni successivi alla prima iscrizione, il contributo deve essere pagato entro il 30 aprile ed è pari a:

• 60 euro per la prima fascia;
• 30 euro per i produttori con un numero di dipendenti compreso tra 11 e 50;
• 10 euro per gli altri produttori.

Il pagamento deve essere effettuato attraverso l’area riservata RENTRI, utilizzando la funzione dedicata al contributo annuale.

Quali sono le sanzioni RENTRI

Per un quadro più ampio delle violazioni e delle relative conseguenze, consulta: Sanzioni RENTRI: cosa rischiano le aziende non in regola?

La mancata o irregolare iscrizione comporta una sanzione amministrativa da 500 a 2.000 euro per i rifiuti non pericolosi e da 1.000 a 3.000 euro per i rifiuti pericolosi. Gli stessi intervalli sono previsti per la mancata o incompleta trasmissione dei dati informativi.

La riduzione a un terzo si applica quando l’iscrizione viene effettuata entro 60 giorni dalla scadenza. La norma precisa inoltre che le sanzioni relative alla trasmissione o all’annotazione di dati incompleti o inesatti si applicano quando le informazioni sono rilevanti ai fini della tracciabilità, con esclusione degli errori meramente materiali e delle violazioni formali.

Per i dati contenuti nei formulari, il comma 10-bis dell’articolo 258 prevede che le sanzioni per la mancata o incompleta trasmissione si applichino a decorrere dal 15 settembre 2026. Restano distinti gli ulteriori illeciti relativi alla tenuta dei registri e alla gestione dei FIR.